Διαχείριση πελατειακών σχέσεων ξενοδοχείου

Το Coral.m αναγνωρίζει δύο βασικούς τύπους αντικειμένων: τις εταιρείες και τα φυσικά πρόσωπα. Οι εταιρίες μπορεί να είναι πελάτες, προμηθευτές, ανταγωνιστές, κλπ. Τα φυσικά πρόσωπα μπορεί να είναι πελάτες, επαφές, εργαζόμενοι στην επιχείρηση, κλπ.
Στο σύστημα εισάγονται όλα τα βασικά στοιχεία που χαρακτηρίζουν ένα πελάτη, είτε πρόκειται για εταιρία είτε για φυσικό πρόσωπο (δημογραφικά, επικοινωνιακά, ή προσωπικά στοιχεία), καθώς ένας απεριόριστος αριθμός από άλλα στοιχεία που ενδέχεται να έχουν ιδιαίτερη σημασία για την ξενοδοχειακή μονάδα και δεν συμπεριλαμβάνονται στα βασικά στοιχεία, όπως σωματομετρικά στοιχεία, οικονομικά στοιχεία, κλπ.

Για κάθε εταιρία/πρόσωπο μπορεί να οριστεί απεριόριστος αριθμός σχέσεων με άλλες εταιρίες/πρόσωπα (π.χ. ο πελάτης Α είναι αδελφός του Β, ο πελάτης Α είναι γενικός διευθυντής της εταιρίας Β, η εταιρία Α είναι προμηθευτής της εταιρίας Β, κλπ.
 
Η καρτέλα της εταιρίας/προσώπου περιέχει συγκεντρωμένες όλες τις πληροφορίες και το ιστορικό που υπάρχει στο σύστημα. Ο χειριστής του συστήματος έχει πλήρη εικόνα για τα εξής:
• Όλες τις καταγεγραμμένες δραστηριότητες και επικοινωνίες (ραντεβού, εργασίες, τηλεφωνήματα, email, φαξ, επιστολές και σημειώσεις)
• Όλες τις προσωπικές προτιμήσεις (αν πρόκειται για φυσικό πρόσωπο) και όλους τους τομείς ενδιαφέροντος (αν πρόκειται για πρόσωπο ή εταιρία)
• Πλήρες ιστορικό (συμβάντα/αιτήματα, δώρα/επιβραβεύσεις, παραμονές, πληρωμές)
• Στοιχεία πωλήσεων (προσφορές, παραγγελίες, συμβόλαια, τιμολόγια)
• Σημειώσεις
• Σχετικά ηλεκτρονικά έγγραφα

Τέλος, υπάρχει η δυνατότητα οι καρτέλες επιλεγμένων εταιριών ή επαφών να μην είναι κοινόχρηστες, αλλά να εμφανίζονται αποκλειστικά στον χρήστη που τις δημιούργησε. Για παράδειγμα, ο χειριστής της ρεσεψιόν δεν έχει πρόσβαση σε επαφές του διευθυντή δημοσίων σχέσεων, ή ο διευθυντής των πωλήσεων δεν έχει πρόσβαση σε προσωπικές επαφές που έχει δημιουργήσει ο γενικός διευθυντής.

Κατηγοριοποίηση πελατών – επαφών
Το Coral.m υποστηρίζει τρία επίπεδα βασικής κατηγοριοποίησης: Το βασικό τύπο της εταιρίας/προσώπου, την κατηγορία και την υποκατηγορία του. Οι επιλογές για τον καθορισμό των κατηγοριών και υποκατηγοριών είναι απεριόριστες και καθορίζονται κατά την διαμόρφωση του συστήματος. Το αποτέλεσμα είναι το segmentation των εταιριών και των προσώπων να είναι σε τέτοιο βαθμό λεπτομερές ώστε η επιχείρηση να αναγνωρίζει και να ομαδοποιεί τα δεδομένα της ανεξάρτητα από το πλήθος τους.
Πέραν της βασικής κατηγοριοποίησης, το σύστημα διαμορφώνεται έτσι ώστε να συμπεριλαμβάνει τις απαραίτητες κατηγορίες προτιμήσεων, πχ. τύπος φαγητού (χορτοφάγος ή όχι), κάπνισμα (τσιγάρα, πούρα, τι μάρκα, κλπ.), αλλεργίες (σε τι είδος φαγητού), διάβασμα (οικονομικές εφημερίδες, αθλητικές, κλπ.), κ.α.
Ο χειριστής του συστήματος μπορεί να ανοίξει την κάρτα του πελάτη και να ενημερωθεί για οποιοδήποτε χαρακτηριστικό ή προτίμηση του και να προβεί στις κατάλληλες ενέργειες.

Ελληνικό Εορτολόγιο
Ο χρήστης του συστήματος έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί και να ενημερώνεται καθημερινά για τις επίσημες ονομαστικές και άλλες εορτές. Επιπλέον, παρουσιάζεται λίστα πελατών και επαφών που εορτάζουν, είτε πρόκειται για γενέθλια είτε για ονομαστική εορτή σύμφωνα με την ημερομηνία γέννησης και την ημερομηνία επετείου (ονομαστικής εορτής ή άλλο) που συμπληρώνεται στην καρτέλα του κάθε πελάτη.